Comment classer ses factures d'auto-entrepreneur ?
Mis à jour le · 6 min de lecture
Une facture OVH dans Gmail, un ticket de train dans la poche, un devis signé sur le bureau : en micro-entreprise, les justificatifs arrivent de partout. Voici ce que la loi vous impose de garder, puis une méthode de classement simple, que votre comptable comprendra et qui vous permet de retrouver n'importe quelle pièce en quelques secondes.
Ce que la loi impose à un micro-entrepreneur
Pas de bilan ni de compte de résultat : la comptabilité d'une micro-entreprise est simplifiée. Deux registres suffisent, et chaque ligne doit pouvoir être justifiée par une pièce (facture, note, ticket).
| Obligation | Ce qu'elle contient |
|---|---|
| Livre des recettes | Les encaissements par ordre chronologique : montant, client, mode de paiement (et référence de la facture pour les commerçants), avec un total tous les 3 mois |
| Registre des achats | Les achats par année et par ordre chronologique, avec le mode de paiement et la référence de la facture |
| Factures émises | Une facture numérotée pour chaque vente à un professionnel, avec les mentions obligatoires |
| Factures reçues et tickets | Les justificatifs de chaque achat inscrit au registre |
En franchise de TVA, vos factures portent la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Vos ventes de moins de 76 € à des particuliers peuvent être inscrites en une seule ligne en fin de journée.
Combien de temps garder chaque document
| Document | Durée de conservation |
|---|---|
| Livre des recettes, registre des achats | 10 ans après la clôture de l'exercice |
| Factures clients et fournisseurs, bons de commande et de livraison | 10 ans après la clôture de l'exercice |
| Documents fiscaux (déclarations, avis de CFE) | 6 ans |
| Contrats commerciaux, relevés bancaires | 5 ans |
| Contrats d'assurance professionnelle | 2 ans après la fin du contrat |
Pour vos papiers personnels (impôts, logement, santé), les durées sont différentes : voir combien de temps garder ses papiers administratifs.
Un plan de classement en six dossiers
Inutile de multiplier les dossiers : six catégories couvrent l'essentiel d'une activité d'indépendant, chacune découpée par année. En fin d'exercice, vous partagez le dossier de l'année avec votre comptable, et au bout de 10 ans vous supprimez le plus ancien.
| Dossier | Ce qu'on y range |
|---|---|
| Clients et ventes | Factures émises, devis, bons de commande, contrats clients |
| Achats et fournisseurs | Factures de marchandises, de matériel et de fournitures |
| Logiciels et abonnements | SaaS, hébergement, noms de domaine, téléphone |
| Déplacements et repas | Billets de train, taxis, hôtels, notes de restaurant |
| Urssaf et cotisations | Appels, attestations, retraite et prévoyance |
| Impôts et TVA | Déclarations et avis de CFE, de TVA ou d'impôt sur le revenu |
Nommer chaque fichier : date, type, émetteur
« Facture_FR2026031542.pdf » ou « IMG_4021.jpg » ne disent rien. Renommez chaque justificatif sur le même modèle : AAAA-MM-JJ_Type_Émetteur. La liste se trie toute seule par date et on reconnaît une pièce sans l'ouvrir :
- Pro/Logiciels et abonnements/2026/2026-03-01_Facture_OVHcloud.pdf
- Pro/Déplacements et repas/2026/2026-04-12_Billet-De-Train_SNCF.jpg
- Pro/Urssaf et cotisations/2026/2026-07-31_Attestation_Urssaf.pdf
Séparer le pro et le perso
Une facture de téléphone ou d'assurance auto peut être pro ou perso : c'est à vous d'en décider, pas à un outil. Le plus simple est un dossier racine « Pro » et un dossier « Perso », avec chacun ses catégories. Vos pièces comptables restent groupées, et vous pouvez partager le dossier Pro sans exposer vos papiers personnels.
Les bons réflexes au quotidien
- Photographiez un ticket le jour même : l'encre thermique s'efface en quelques mois.
- Gardez les factures reçues par email au format d'origine (PDF), sans les imprimer.
- Remplissez le livre des recettes au fil de l'eau, pas en fin d'année.
- Une fois par mois, vérifiez que chaque dépense du relevé bancaire a son justificatif.
Le faire sans y penser
Clasvia applique exactement cette méthode. Transférez vos emails de factures à votre adresse de réception, déposez vos PDF ou photographiez vos tickets avec l'app mobile : chaque document est lu, nommé par sa date, son type et son émetteur, puis rangé dans votre Google Drive, côté Pro ou Perso selon votre choix. Au moment des comptes, demandez « la facture OVH de mars » : le lien vers le fichier arrive tout de suite. Clasvia ne remplace pas votre logiciel de comptabilité ni votre livre des recettes : il range les justificatifs qui vont avec. Voir Clasvia pour les indépendants.
Sources
- Obligations comptables d'une micro-entreprise, Service Public Entreprendre
- Durée de conservation des documents de l'entreprise, Service Public Entreprendre
- Obligation de facturation électronique, Service Public Entreprendre
Relues le 5 novembre 2026. Pour un cas particulier, ce sont ces fiches, ou votre comptable, qui font foi.
Questions fréquentes
Combien de temps un auto-entrepreneur doit-il garder ses factures ?
10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable, pour le livre des recettes, le registre des achats et les justificatifs (factures clients et fournisseurs). Pour un exercice clos le 31 décembre 2026, gardez tout jusqu'à fin 2036.
Un auto-entrepreneur doit-il garder ses factures d'achat ?
Oui si vous vendez des marchandises ou fournissez un logement : le registre des achats est obligatoire, avec les factures qui le justifient. C'est aussi le cas pour une profession libérale sous la franchise en base de TVA. Dans tous les cas, garder ses factures d'achat est la seule façon de prouver une dépense ou de récupérer une garantie.
Faut-il un compte bancaire dédié ?
Il devient obligatoire quand le chiffre d'affaires dépasse 10 000 € par an deux années de suite. Avant, un compte personnel suffit, mais un compte séparé simplifie beaucoup le classement et le rapprochement avec les factures.
Peut-on garder ses factures seulement en PDF ?
Oui pour les factures reçues au format électronique : gardez le fichier d'origine, sans l'imprimer. Pour une facture papier, une copie numérique n'a la même valeur que si elle respecte les conditions fixées par l'administration fiscale : dans le doute, gardez aussi l'original.
La facture électronique change-t-elle le classement ?
Une micro-entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026, et émettre ses factures aux entreprises françaises sous forme électronique à partir du 1er septembre 2027, via une plateforme agréée. Les factures reçues restent des fichiers à conserver 10 ans : le plan de classement ci-dessus reste valable.